Начать новую тему Ответить на тему  [ 1 сообщение ] 
Подготовка к конференции, январь 
Автор Сообщение
Модератор
Аватар пользователя

Зарегистрирован: 15 дек 2009, 13:02
Сообщений: 1645
Сообщение Подготовка к конференции, январь
Планы Январь 2019

Что сделать
ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ
1) 10 января, 20 января разослать членам АППМ Анкеты для выбора направлений деятельности, сбора предложений кандидатов в члены Правления 2019г., первые Анкеты 15 декабря, (Таливанова)
2)Привлечь независимого члена АППМ для подведения итогов
3) К 14 января подготовить отчет о проделанной работе. Разослать отчеты членам АППМ к 15 января (Таливанова, Куликова)
4) К 18 января, 25 января подвести предварительные итоги ( первые итоги подведены 25 декабря) на форуме сайта АППМ (Молибог).
5) 25 января отправить Анкеты и итоги Орловой А.В. для проверки и обобщения, представления на Общем собрании.
6) К 11 января составить реестр членов АППМ, отметить, кто зарегистр на. Общее собр., а кто нет, 15 -20 января обзвонить, составить финальный список к 1 февр. (Молибог)
7) 21 января провести расширенное заседание правления по подготовке к Общему собр.
8) Доработать Положение о членстве, Кодекс корпоративной этики (Гирчев), разослать до 25 янв.членам АППМ.
9) К 18 января Подготовить финансовый отчет для ревиз. комиссии, отправить членам ревиз комисс, пригласить их в офис АППМ, показать документацию. Отправить членам правления к 19 января, сделать рассылку членам 25 января, собрать их предложения до 1 февраля (КалининаЮ Молибог).
10) К 19 января подготовить бюджет на 2019 год. Отправить членам правления к 19 января, сделать рассылку членам 25 января, собрать их предложения до 1 февраля.
11) К 1 февраля составить красочную презентацию по отчету и мероприятиям (Дни открытых дверей, семинары) . (Таливанова)


БЕЙДЖИ , РАСЧЕТ ПИТАНИЯ
1).Выбор меню на обеды, кофе-паузы, банкет (Таливанова, Куликова).
2) Подвести итоги регистрации к 25 января , заказать питание.
Составить итоговую таблицу по дням посещения ,для расчета питания (Молибог)
3) .Для EXPODAT составить подробную таблицу с эл. адресами участников и экспонентов выставки, необходимую для чиповки бейджей и загрузить данные в терминалы EXPODAT (Молибог)
4) Сделать макет бейджа, сверить все бейджи со списком регистрации (Молибог)
5) Бейджи зачиповать с помощью EXPODAT(Молибог)
6) Заказать цветные браслеты ( 4 дня+ банкет) (Молибог)
7) К 22-24 января подвести итоги по регистрациии на конференцию , для расчета питания и оплаты «Клязьме» , выбрать и согласовать меню к 25 января. ОПЛАТИТЬ счет (Таливанова, Куликова, Молибог)

ПОЛИГРАФИЯ, СЕРТИФИКАТЫ, ФИРМЕН.СУВЕНИРЫ, ПЕЧАТЬ
1) 10 янв. Сдать в печать Каталог Питомники России 2019 (Таливанова)
2) 22 января Сдать в печать Сборник докладов конференции (Таливанова)
3). Составить, сверстать, напечатать брошюру «Программа конференции»- 950 шт. (Куликова,)
4) Заказ фирменных сувениров ( Куликова)
напечатать в типографии бейджи (Молибог)
5) Напечатать повестку дня Общего собрания-200 шт.(Таливанова)
6) Составить и напечатать сертификаты новым участникам АППМ 2018 (Таливанова)
7) Составить и напечатать грамоты за активное участие в работе Ассоциации (Таливанова)
8) Напечатать финансовый отчет за 2018г. и проекта бюджета на 2019 г. -200 шт., подготовить презентацию (Молибог)
9)Подумать сколько каталогов многолетников 100 экз. и древесных 100 экз. мы берем на конференцию, тираж хранится в Агрофирме Поиск (попросить их привезти в «Клязьму»).
10). Анкета для участников конференции, составить , распечатать 900 шт. Таливанова
11). Распечатать таблички ведущих и докладчиков в президиум, указатели (Петровская).
12). Составить договора и расплатиться с дизайнерами и редакторами (Калинина)
13) Реестр членов АППМ, распечатать (Молибог)
14) Подготовить мандаты для голосования, (Молибог)

ВЫСТАВКА
1)Начертить уточненную план-схему выставки, разместить на сайте(Куликова)
2) Согласовать схему с руководством «Клязьмы» до 20 января(Куликова)
3)Составить схему подвода электричества (Куликова)
4)Договориться с электриком, докупить провода, розетки (Куликова)
5) Разослать письма всем участникам выставки, письма на ввоз (Куликова)
6). Монтаж выставки 3-4 февраля с 9.00- 19.00(Куликова)
7) Встреча экспанентов, отъезд экспонентов, контроль(Куликова)
8) Терминалы Эксподат на выставку(Куликова)
9) Провести встречу с представителями техники в «Клязьме» (Куликова)
10) Размещение информации об экспонентахвыставки в группе АППМ (Куликова)

ДОКЛАДЧИКАМ, ВЕДУЩИМ
1). Собрать статьи в сборник докладов конференции АППМ, согласовать с ред.коллегией, отправить редактуру и согласовать правку с авторами, отправить на верстку 10 января, , проверить верстку, сдать в печать 22 января (Таливанова)
2) . Отправить всем докладчикам письма и «Памятку для выступающих» ( техтребования для презентации), программа конф, пропуски на въезд, подготовить бейджи (Таливанова)
3) Поставить и менять таблички для докладчиков и ведущих (Шипелевич)
4).Отправить ведущим блоков статьи докладчиков к 26 января (Таливанова)

ОФОРМЛЕНИЕ ЗАЛА, СЦЕНЫ
1)Сделать макеты и заказать баннеры, флаги на конференции на сцену и растяжки перед въездом в отель, баннер с логотипами членов АППМ, программа конференции (Таливанова, Баранов)
2) Договориться с Пискаревой Оксаной о флористическом оформлении сцены(Таливанова)
3) Согласовать дизайн оформления сцены (Таливанова, Куликова)
4) 4 февр. с 15.00. флористическое оформление сцены и зала переговоров
5) 4 февр оформление сцены баннерами, уличное оформление Баранов
6) Дизайнерское дерево перед лобби-баром, что к нему? Листочки спонсоров(Куликова)
53. Музыка на конф, музыкальный звонок (Баранов)

ОРГ.МОМЕНТЫ
1)Электронная рассылка приглашений по базе (Петровская)
2) Размещение информации в соцсетях (Петровская)
3).Пригласить СМИ, наметить кто пишет пост-релиз (Таливанова, Петровская)?
4) Организовать вечернюю экскурсию по Москве 5 февраля (Таливанова).
5) Составить и развести письма всем ВИП гостям (Таливанова, кто еще???)
6) Списки ВИП-гостей, Бейджи для ВИПов, встречи, проводы (Таливанова, обзвон)
7) Подбор музыки на конф, музыкальный звонок в перерывах (Баранов)
8) Собраться на конференцию,29- 30 января инвентаризация вещей, 31 января -1 февраля (Дирекция)
9) Распределить обязанности между сотрудниками орг. комитета, написать памятки, график, обговорить оплату (кто-что делает и за что отвечает 4-8 февр.) (отв.Куликова, Таливанова)
10) Расселение в отеле оргкомитета и ВИП-докладчиков (Куликова)
11) Получить и разгрузить тиражи в офисе (Калинина), в Клязьме (Петровская)

РАСКЛАДКА ПОЛИГРАФИИ
1)4 февраля Подготовка пакетов деловой полиграфии: вложение рекламных буклетов компаний, папки АППМ, программа, ручки, блокноты, брошюр АППМ и сборник докладов, закладки (. Петровская)

ТРАНСФЕР , ДОСТАВКА
1). Собрать данные и составить таблицу по трансферу и парковке, оповестит участников, передать на КПП (Шепелевич, Петровская)
2) Встреча и проводы на трансфер( отв. Петровская)
3). Попросить машину с дежурным водителей или вызывать местное такси. (узнать в отеле)?
4).Ответственные за встречу ВИП гостей-???
Встретить в аэропорту Шереметьево Удо ДегенбахПрилетает Аэрофлотом
06.02. в 14.30 в Шереметьево, D (SVO) из Берлина, рейс SU 2685
08.02. в 12.00 из Шереметьево, D (SVO )в Берлин, рейс SU 2568.
5) Разложить все по коробкам, подписать, подготовить к отправке (Молибог, Петровская,)
6) Заказать Газель для доставки всех вещей в «Клязьму» 2-3 февраля (просим помощь в Садко, Вашутино ) (Куликова)

ФОТО, ВИДЕО
1). Подготовить новый видеоролик об АППМ ( подбор фото, видеоматериалов, написание сценария) (Таливанова, Сорокина).
2.) Собрать видеоролики MP4 от членов АППМ и спонсоров
3). Договориться про видеосъемку на конференции с Сорокиной, Барановым, Громовой, Дроздовой (Таливанова)
4) Пригласить фотографов (Лысиков, Щеглов), обговорить условия работы, составить ТЗ (Таливанова)

ИНОСТРАННЫМ УЧАСТНИКАМ
1) Перевод программы конференции на англ. язык. (Апарова, контроль Куликова )
Печать 50 шт.
)
БАНКЕТ
1) Составить сценарий банкета, подготовить договор (Орлова, Лунев)
2) Проверить и подписать договор на оплату с музыкантами и танцевальным коллективом.( Таливанова)
3). Выбор и заказ спиртного на банкет до 18 января, вода, соки ( отв.Куликова, Лунев)
4). Разослать письма членам АППМ, кто хочет выступить на банкете – сказать речь, спеть песню, составить репертуар для музыкантов. ( Орлова, Таливанова)

ЗАКУПКИ
1). Купить в Метро стаканы, пластиковые чашки, ложки, сахар, чай, кофе, салфетки, поставить около куллеров, (Молибог)
2).Заказ 4- х кулеров в отель, бутылей с водой, произвести предоплату (Куликова)

СМИ и ВИПЫ
1).Пригласить СМИ, договориться кто пишет пост-релиз ?(Петровская, Таливанова)
2).Составить и развести письма всем ВИП гостям (Таливанова, кто еще???)
3) Составить списки ВИП-гостей, Бейджи для ВИПов, организовать встречи, проводы (Таливанова)


07 янв 2019, 17:55
Профиль Отправить личное сообщение
Показать сообщения за:  Сортировать по:  
Начать новую тему Ответить на тему  [ 1 сообщение ] 


Кто сейчас на форуме

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 2


Вы не можете начинать темы
Вы не можете отвечать на сообщения
Вы не можете редактировать свои сообщения
Вы не можете удалять свои сообщения
Вы не можете добавлять вложения

Найти:
Перейти:  
cron